Seringkali pemilik bisnis gagal dalam implementasi software accountingnya. Ini bukan disebabkan karena software accounting yang tidak bisa memenuhi keinginan pemilik, tetapi karena banyak hal yang terkait adanya ketidak saling pengertian tentang software dan bisnis proses, sehingga hasil implementasi sofware menjadi kacau. Jika ingin berhasil dalam implementasi software accounting yang sekarang sedang dijalankan sebaiknya mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
- Periksa terlebih dahulu bisnis proses perusahaan. Khususnya yang menandatangani form-form yang dipakai dalam ativitas keseharian perusahaan. Misalnya terkait penjualan. Dari mana dahulu proses penjualan ini dilakukan? Ini penting untuk diketahui karena terkait dengan software yang digunakan.
- Periksa struktur organisasi perusahaan. Ini sangat penting, hal ini terkait dengan pemberian hak akses pada karyawan yang terkait dengan software. Sebagai contoh di bagian finance dan accounting. Jika di dalam struktur organisasi terdapat supervisor finance dan akunting, maka pemberian hak akses berbeda dengan staff pembelian, kasir maupun admin penjualan. Staff diberikan hak akses yang terbatas sesuai dengan job des-nya dan supervisor diberikan hak akses yang hampir komplit. Mengapa demikian, ini tentunya untuk mengurangi perusakan terhadap sistem software oleh bagian-bagian yang tidak berkepentingan.
- Siapkan data base yang dibutuhkan untuk implementasi software accounting seperti data master item, data pelanggan, data piutang pelanggan, data hutang ke supplier, data suppiler, data karyawan, saldo kas, saldo persediaan, saldo uang di rekening bank, aktiva yang dimiliki perusahaan, dan lainnya yang terkait akunting untuk laporan keuangan. Penyaiapan data yang akurat dapat mengurangi kesalahan dalam laporan keuangan.
- Periksa perangkat yang digunakan dan lisensi software yang dipakai. Ini penting karena tidak semua orang bisa memakai software. Jadi yang punya kepentingan input data, melakukan crosscek data dan print dokumen saja yang diberikan hak akses ke software accounting. Yang tidak berkepentingan jika membutuhkan laporan, minta ke bagian admin yang terkait laporan saja, supaya lisensi yang dipakai tidak terlalu banyak dan untuk menghemat anggaran implementasi software accounting.
Di atas adalah langkah-langkah yang cukup praktis bisa dijalankan, semoga artikel ini bermanfaat. Jika pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut dan membutuhkan pendampingan dalam implementasi software accounting. Silahkan hubungi https://wa.me/6281252982900. Kami siap mendampingi anda.
