Halo teman-teman. Di kesempatan kali ini, saya ingin berbagi pengalaman saya saat menjadi asisten Pak Bos. Pak Bos adalah direktur dari perusahaan tempat saya bekerja saat ini. Kami sedang berkunjung ke salah satu klien kami di Pasuruan, di mana perusahaan kami berperan sebagai konsultan untuk merapikan manajemen bisnis yang masih berantakan. Salah satu masalah yang kami temui adalah tingginya turnover karyawan, di mana banyak karyawan yang hanya bertahan beberapa bulan sebelum mengundurkan diri. Selain itu, tingkat kecurangan di perusahaan juga menjadi masalah yang signifikan.
Kami tengah dalam sesi diskusi dengan Bu HRD, dan salah satu masalah utama yang dibahas adalah rendahnya tingkat kepatuhan karyawan terhadap Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku.
Bu HRD bertanya, “Pak, mengapa ini terjadi? SOP seharusnya mempermudah pekerjaan karyawan, namun mengapa mereka merasa repot dan menambah beban kerja mereka?”
Pak Bos menjawab dengan santai, “Nampaknya ada yang tidak berjalan dengan benar. Jika bukan masalah SOP, maka mungkin masalah ada pada karyawan.”
Kemudian, Pak Bos menanyakan contoh SOP yang dianggap merepotkan oleh karyawan.
Bu HRD memberikan contoh, “Misalnya, di bagian gudang saat proses bongkar muat kontainer. SOP mengharuskan karyawan membuat laporan jika proses bongkar muat berlangsung lebih dari 6 jam. Namun, karyawan di bagian gudang merasa bahwa membuat laporan ini merepotkan.”
Pak Bos mengejar, “Apakah proses bongkar muat selalu berlangsung lebih dari 6 jam?”
Bu HRD menjelaskan, “Sering, Pak. Terutama karena ada produk yang lengket, sehingga memerlukan waktu lebih lama.”
Pak Bos bertanya lagi, “Jadi, berapa lama proses bongkar muat biasanya berlangsung?”
Bu HRD menjawab, “Biasanya sekitar 8 jam, Pak.”
Dalam kasus ini, terlihat bahwa SOP yang ada mungkin perlu disesuaikan dengan situasi nyata di lapangan. Jika proses bongkar muat selalu memakan waktu lebih dari 6 jam, maka revisi SOP mungkin diperlukan untuk mengakomodasi kondisi tersebut. Hal ini dapat membantu karyawan merasa lebih nyaman dengan prosedur kerja yang ada dan meningkatkan tingkat kepatuhan mereka. Selain itu, komunikasi yang baik antara manajemen dan karyawan juga penting untuk memahami permasalahan yang mungkin timbul dan mencari solusinya secara bersama-sama.
Berikut adalah beberapa solusi yang perlu dilakukan untuk mengatasi masalah karyawan yang merasa SOP membuat repot dan membebani pekerjaan:
1. Evaluasi Ulang SOP:
- Manajemen perlu secara berkala mengevaluasi SOP yang ada untuk memastikan bahwa mereka masih relevan dengan kondisi operasional yang aktual di lapangan.
- SOP yang terlalu kaku atau tidak sesuai dengan kondisi pekerjaan sehari-hari harus diperbarui atau disesuaikan.
2. Konsultasi dengan Karyawan:
- Penting untuk berbicara langsung dengan karyawan yang merasa SOP merepotkan. Dengarkan keluhan mereka dengan seksama dan usahakan untuk memahami perspektif mereka.
- Karyawan dapat memberikan wawasan berharga tentang bagaimana SOP dapat disesuaikan agar lebih sesuai dengan kebutuhan dan tantangan yang mereka hadapi.
3. Penyuluhan dan Pelatihan:
- Manajemen dapat memberikan pelatihan kepada karyawan tentang pentingnya SOP dan bagaimana mereka dapat memahami dan mengikuti SOP dengan lebih efisien.
- Penyuluhan juga bisa membantu karyawan melihat bagaimana SOP sebenarnya dapat membantu mereka dalam menjalankan tugas mereka dengan lebih baik.
4. Sosialisasi SOP yang Diperbarui:
- Jika ada perubahan pada SOP, pastikan untuk mengkomunikasikannya secara jelas dan menyeluruh kepada semua karyawan yang terkait.
- Berikan pemahaman yang baik tentang mengapa perubahan tersebut diperlukan dan bagaimana mereka dapat mengikuti SOP yang diperbarui dengan lebih lancar.
5. Pengawasan yang Bijaksana:
- Manajemen dapat melakukan pengawasan yang lebih bijaksana terhadap implementasi SOP. Ini tidak hanya untuk memastikan kepatuhan, tetapi juga untuk memahami jika ada hambatan yang nyata dalam mengikuti SOP tersebut.
6. Umpan Balik Terbuka:
- Berikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan umpan balik mereka tentang SOP dan bagaimana mereka menghadapinya dalam pekerjaan sehari-hari.
- Umpan balik ini dapat menjadi bahan pertimbangan penting dalam perbaikan SOP yang berkelanjutan.
Dengan mengambil langkah-langkah ini, perusahaan dapat menciptakan lingkungan di mana SOP dianggap sebagai alat yang membantu, bukan sebagai beban. Ini dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi tingkat kecurangan, dan memperbaiki kepuasan karyawan secara keseluruhan.
JIKA ANDA MEMBUTUHKAN SOP DAN PENDAMPINGAN DALAM PEMBUATAN SOP, SILAHKAN HUBUNGI KAMI DI 081252982900.
