Mengelola kontrak adalah bentuk manajemen yang diabaikan. Manajer sering berinteraksi dengan karyawan, dan beberapa dari diskusi dan situasi tersebut secara alami berkaitan dengan kompensasi. Beberapa dari percakapan ini akan berhubungan dengan manajemen kontrak. Di lain waktu, bisnis perlu mengelola perjanjian kontrak dengan bisnis lain. Ini tidak banyak dibicarakan, tetapi manajemen kontrak adalah topik bisnis yang penting. Jika Anda tidak yakin tentang cara kerja proses manajemen kontrak, penting untuk memahami dasar-dasarnya.
Apa itu manajemen kontrak, dan mengapa itu penting?
Manajemen kontrak adalah proses pengelolaan pembuatan, pelaksanaan, dan analisis kontrak untuk memaksimalkan kinerja operasional dan keuangan di suatu organisasi, sekaligus mengurangi risiko keuangan. Organisasi menghadapi tekanan yang terus meningkat untuk mengurangi biaya dan meningkatkan kinerja perusahaan. Manajemen kontrak terbukti menjadi elemen bisnis yang sangat memakan waktu, yang memfasilitasi kebutuhan akan sistem manajemen kontrak yang efektif dan otomatis.
Dasar-dasar manajemen kontrak
Ketika dua perusahaan ingin berbisnis satu sama lain, sebuah kontrak menetapkan aktivitas yang dilakukan oleh kedua organisasi dan persyaratan di mana mereka masing-masing akan memenuhi bagian perjanjian mereka. Kontrak mempengaruhi profitabilitas bisnis dalam cara yang sangat besar karena penekanan pada pendapatan dan biaya.
Ketika sebuah kontrak diutarakan dengan buruk, satu organisasi mungkin kehilangan ribuan dolar yang tak terhitung jumlahnya karena masalah teknis sederhana yang tidak memiliki sumber daya untuk mereka identifikasi. Manajemen kontrak yang efektif pada akhirnya dapat menciptakan hubungan bisnis yang kuat dan membuka jalan menuju profitabilitas yang lebih besar dalam jangka panjang, tetapi hanya jika dikelola dengan benar. Ada baiknya untuk menyertakan departemen hukum atau pengacara dalam diskusi manajemen kontrak. Kata-kata yang tepat dari kontrak sangat penting untuk manajemen kontrak.
Manajemen kontrak juga berlaku untuk mengelola kontrak yang berbeda dengan freelancer atau karyawan. Ini terkadang membutuhkan manajemen dan perubahan yang membantu kedua belah pihak.
Umumnya, manajemen kontrak melibatkan beberapa tahapan utama. Ada tahap awal atau fase pra-penghargaan. Ini adalah semua pekerjaan yang terjadi sebelum kontrak diberikan kepada seseorang, baik itu bisnis atau karyawan. Tahap tengah adalah saat proses diberikan. Ini termasuk semua dokumen untuk membuat kesepakatan final. Ketiga, tahap pasca-penghargaan. Di sinilah banyak manajemen kontrak dan pemeliharaan masuk.
Ketiga tahap dasar tersebut adalah cara sederhana untuk melihat manajemen kontrak dalam tiga tahap, tetapi prosesnya lebih rumit dari itu dan dapat dilihat dalam lebih banyak tahap tergantung pada seberapa detail tampilan yang Anda ambil. Kami akan membahas pandangan yang lebih dalam tentang prosesnya nanti.
Elemen manajemen kontrak yang sukses
Tidaklah cukup bahwa sebuah organisasi memiliki tenaga profesional untuk menangani manajemen kontrak. Karyawan harus ditingkatkan dengan kehadiran proses dan perangkat lunak untuk memenuhi kebutuhan analitis dan kepatuhan yang meningkat. Ketika strategi manajemen kontrak berhasil diterapkan, organisasi dapat berharap untuk melihat:
• Manfaat bisnis dan keuntungan finansial yang diharapkan direalisasikan.
• Pemasok kooperatif dan tanggap terhadap kebutuhan organisasi.
• Organisasi tidak menemui perselisihan atau kejutan kontrak.
• Pengiriman layanan memuaskan kedua belah pihak.
Kegiatan yang terdiri dari manajemen kontrak yang baik
Landasan manajemen kontrak bergantung pada implementasi sukses pasca-penghargaan dan aktivitas hulu. Selama tahap pra-penghargaan, karyawan harus fokus pada alasan penetapan kontrak dan apakah pemasok dapat memenuhi persyaratan perjanjian.
Pertimbangan tambahan diperlukan untuk memahami bagaimana kontrak akan bekerja setelah diberikan. Menghindari kejutan yang tidak diinginkan membutuhkan penelitian yang cermat dan kejelasan tujuan dalam kontrak yang sebenarnya.
Manajemen kontrak membutuhkan tingkat fleksibilitas bagi kedua pihak yang terlibat dan kesediaan untuk menyesuaikan ketentuan kontrak untuk mencerminkan keadaan yang berubah. Masalah tidak dapat dihindari, yang berarti organisasi harus siap menghadapi hal yang tidak terduga dan dapat menyesuaikan persyaratan kontrak bila diperlukan.
Apa tahapan proses manajemen kontrak?
Meskipun ada banyak komponen manajemen kontrak, kami dapat meringkas prosesnya dengan memecahnya menjadi lima tahap yang jelas: pembuatan, kolaborasi, penandatanganan, pelacakan, dan pembaruan.
Kami selanjutnya dapat mengidentifikasi langkah-langkah individu dalam tahapan. Secara keseluruhan, kita dapat memecah proses menjadi sembilan langkah, yang masing-masing berkontribusi pada salah satu dari lima tahap menyeluruh. Ini membuatnya lebih mudah untuk mengelola krisis akhir kuartal yang cenderung terjadi ketika saatnya untuk putaran kontrak baru. Berikut langkah-langkah dari setiap tahapan:
Penciptaan
- Permintaan awal.Proses manajemen kontrak dimulai dengan mengidentifikasi kontrak dan dokumen terkait untuk mendukung tujuan kontrak.
- Kontrak penulisan.Menulis kontrak dengan tangan adalah aktivitas yang memakan waktu, tetapi melalui penggunaan sistem manajemen kontrak otomatis, prosesnya dapat menjadi sangat efisien.
Kolaborasi
- Negosiasi kontrak.Setelah menyusun kontrak, karyawan harus dapat membandingkan versi kontrak dan mencatat setiap perbedaan untuk mengurangi waktu negosiasi.
Menandatangani
- Menyetujui kontrak.Mendapatkan persetujuan manajemen adalah langkah di mana sebagian besar kemacetan terjadi. Pengguna dapat mengatasi hal ini terlebih dahulu dengan membuat alur kerja persetujuan yang disesuaikan, termasuk persetujuan paralel dan serial untuk membuat keputusan bergerak dengan cepat.
- Pelaksanaan kontrak.Pelaksanaan kontrak memungkinkan pengguna untuk mengontrol dan mempersingkat proses tanda tangan melalui penggunaan tanda tangan elektronik dan dukungan faks.
Pelacakan
- Manajemen kewajiban.Ini membutuhkan banyak manajemen proyek untuk memastikan hasil dipenuhi oleh pemangku kepentingan utama dan nilai kontrak tidak memburuk sepanjang fase awal pertumbuhannya.
- Revisi dan amandemen.Mengumpulkan semua dokumen yang berkaitan dengan penyusunan awal kontrak adalah tugas yang sulit. Ketika item yang diabaikan ditemukan, sistem harus ada untuk mengubah kontrak asli.
- Audit dan pelaporan.Manajemen kontrak tidak berarti menyusun kontrak dan kemudian memasukkannya ke dalam lemari arsip tanpa berpikir panjang. Audit kontrak penting dalam menentukan kepatuhan kedua organisasi terhadap ketentuan perjanjian dan masalah yang mungkin timbul.
Pembaruan
- Memperbarui.Metode manajemen kontrak manual sering kali dapat mengakibatkan hilangnya peluang pembaruan dan hilangnya pendapatan bisnis. Mengotomatiskan proses memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi peluang pembaruan dan membuat kontrak baru.
Sebagian besar manajemen kontrak harus menangani sembilan langkah ini. Manajemen siklus hidup kontrak sangat penting. Karena jenis kontrak yang berbeda melewati berbagai tahapannya, manajer kontrak perlu memantau setiap potensi perubahan atau pelanggaran kontrak. Jika seorang karyawan atau bisnis tidak senang dengan kontrak mereka, mungkin ada baiknya membuat perubahan pada kontrak. Penting untuk mengikuti kewajiban kontrak sambil juga memastikan kedua sisi kontrak senang.
Ada banyak waktu selama proses manajemen kontrak ketika manajemen siklus hidup menjadi penting. Kinerja vendor dan manajemen risiko merupakan pertimbangan penting selama pengelolaan kontrak. Misalnya, jika vendor gagal memenuhi kewajiban kontrak mereka, Anda mungkin perlu mengubah kontrak atau menerapkan beberapa tindakan disipliner.
