Sebagai pebisnis tentu Anda sudah paham betapa pentingnya peran dari tim AR. Jika tim AR Anda tidak mengumpulkan hasil dari faktur, upaya penjualan, pemasaran, layanan pelanggan, dan sumber daya manusia akan sia-sia.
Manfaat meningkatkan kinerja tim AR meliputi:
• Arus kas yang lebih baik
• Hubungan yang lebih baik dengan tim internal
• Hubungan pelanggan yang ditingkatkan
• Mengurangi biaya pengumpulan
Sederhananya, kesuksesan tim AR dapat membuat atau menghancurkan perusahaan Anda, sehingga semua mata tertuju pada departemen Anda. Itu berarti Anda harus terus menyempurnakan metode Anda dan meningkatkan hasil. Berikut adalah beberapa saran untuk meningkatkan permainan Anda untuk kinerja tim AR yang lebih baik dan arus kas yang dioptimalkan.
AMBIL PENDEKATAN PROAKTIF UNTUK PENINGKATAN KINERJA AR TEAM
Terlalu sering kekuatan pendorong di belakang kemajuan adalah resolusi masalah. Apakah tim AR Anda berkembang secara reaktif atau proaktif? Ketika masalah muncul, Anda memperbaiki masalah itu dan (semoga) mencegahnya terjadi di masa mendatang. Tapi bukankah lebih baik untuk mengatasi masalah ini?
Nilai yang dirasakan dari departemen AR Anda naik ketika Anda dikenal karena memecahkan masalah potensial sebelum terwujud. Berebut untuk memperbaiki krisis terkadang diperlukan, tetapi pencegahan masalah adalah standar platinum. Gunakan pola pikir forensik. Lihat kembali dan pelajari masalah masa lalu untuk memprediksi dan mencegah bahaya AR di masa mendatang.
Salah satu contoh strategi proaktif adalah membedah faktur yang terlambat lebih dari 60 hari. Apa kesamaan mereka?
• Apakah faktur terlambat dibayar dari staf penjualan yang sama? Ini bisa menjadi masalah pelatihan yang dapat Anda identifikasi dan sampaikan untuk meningkatkan hasil dan mencegah kenakalan di masa mendatang.
• Apakah faktur yang jatuh tempo terkait dengan item atau layanan yang sama? Tim Anda mungkin mengidentifikasi ketidakpuasan dalam memberikan layanan atau kekurangan produk tertentu jika Anda menemukan faktor umum. Ini dapat meningkatkan penawaran penjualan dan kepuasan pelanggan ..
• Apakah hanya satu atau dua klien yang selalu terlambat? Jika mereka tidak diidentifikasi sebagai klien berisiko tinggi, mungkin kriteria kelayakan kredit Anda perlu disesuaikan. Anda mungkin menemukan siklus AP klien tidak selaras dengan siklus AR Anda dan perubahan halus dalam proses dapat menghapus pembayaran yang terlambat.
• Apakah semua faktur terlambat dari klien di ceruk tertentu? Anda mungkin perlu mengembangkan pedoman risiko, faktur, dan pengumpulan yang khusus untuk ceruk. Ini bisa menjadi bendera merah yang perlu diteliti oleh AR / penjualan / layanan pelanggan untuk lebih memahami ceruk ini.
Dengan mempelajari tren dan metrik, Anda bisa mendapatkan wawasan dan keluar dari masalah.
PERLENGKAPAN TIM ANDA
Teknologi adalah alat teratas untuk meningkatkan kinerja tim AR. Mulailah dengan mempertimbangkan proses apa yang otomatis atau dialihdayakan versus proses yang sangat manual. Dapatkah proses dan laporan manual dibuang atau diganti? Apakah tugas ini dilakukan karena kebiasaan atau karena menambah nilai?
Beberapa proses AR yang siap untuk otomatisasi meliputi:
• Orientasi pelanggan
• Faktur
• Pemrosesan pengiriman uang
• Pelaporan risiko
• Aplikasi uang tunai
• Manajemen kredit
• Koleksi AR
Cari tahu pengurasan waktu terbesar untuk tim Anda sehingga Anda dapat memperbaiki pendarahan produktivitas. Perangkat keras, otomatisasi, dan pengalihdayaan yang lebih cepat adalah solusi potensial untuk dijelajahi. Jalankan analisis biaya-manfaat, dan terapkan di mana Anda akan mendapatkan hasil maksimal.
PRAKTIK DOKUMEN TERBAIK
Mulailah dengan sistem, kebijakan, dan prosedur yang ada saat ini. Setelah Anda mencatat baseline, inilah waktunya untuk mengumpulkan masukan, observasi, dan saran dari tim Anda.
Saat mendokumentasikan kebijakan dan mengembangkan praktik terbaik, pastikan untuk:
• Petakan proses Anda dan bandingkan dengan dokumentasi
• Identifikasi peluang untuk perbaikan dan penghematan biaya / waktu
• Kembangkan / tingkatkan rencana eskalasi untuk kenakalan AR
• Pertimbangkan untuk menerapkan kebijakan pengecualian dan pengelolaan dengan pengecualian
MENGAPITALISASI KOMUNIKASI
Saat menjalankan tim AR, Anda harus melacak:
• Komunikasi tim AR
• Komunikasi antardepartemen
• Komunikasi eksternal dengan klien
Di beberapa perusahaan, AR dan komunikasi pengumpulan adalah campuran ad-hoc dari catatan tempel dan email acak. Memusatkan komunikasi adalah kuncinya. Anggota tim AR harus dapat meninjau log komunikasi klien.
Dengan adanya arsip, lebih mudah untuk menilai kapan harus melibatkan pemangku kepentingan lain dan kapan harus mengeskalasi masalah. Pastikan interaksi mereka yang terkait dengan AR adalah bagian dari register komunikasi.
HUBUNGAN KLIEN YANG LEBIH DALAM
Membangun hubungan klien yang solid adalah kunci untuk departemen AR yang berjalan lancar. Klien tidak boleh mendengar dari Anda hanya jika ada masalah. Faktanya, semakin kuat hubungannya, semakin kecil kemungkinan Anda mengalami masalah. Ketika klien terlambat membayar karena kekhilafan, itu bukan krisis.
Namun, pembayaran tertunda yang disengaja bisa menjadi tanda ketidakpuasan. Dengan hubungan yang baik, Anda dapat menemukan dan mengatasi masalah yang mendasarinya. Jika klien tidak senang, Anda mungkin orang pertama yang menyadari bahwa masalah sedang terjadi. Saat pengumpulan AR berubah menjadi kesuksesan retensi pelanggan, itu adalah nilai tambah.
MENDORONG VISIBILITAS AR DAN TRANSPARANSI
Area fokus kritis saat menyempurnakan kinerja tim AR adalah visibilitas. Kebanyakan orang non-keuangan tidak mengerti apa yang terjadi di balik tabir dalam akuntansi. Bantu pemangku kepentingan memahami proses pengumpulan AR dan upaya tim Anda untuk merealisasikan arus kas dari penjualan.
Semoga artikel diatas bermanfaat, apabila anda membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai artikel di atas atau membutuhkan pendampingan dalam merapikan management AR, silahkan hubungi kami di klik http://klikwa.net/groedu.limardi. Kami siap mendampingi anda.
