Di antara berbagai operasi utama dalam departemen rantai pasokan (Supply Chain), salah satunya adalah manajemen inventaris (Inventory Management). Ini adalah tanggung jawab krusial yang dapat merusak atau membuat bisnis. Masalah apa pun yang berkaitan dengan inventaris tanpa batas waktu dapat menyebabkan kerugian besar atau bahkan kegagalan bisnis.
Tujuan dari manajer rantai pasokan adalah untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara inventaris yang masuk dan keluar. Waktu dan biaya yang terkait dengan persediaan barang dapat dikaitkan dengan kesuksesan bisnis dan kemampuannya untuk mencapai profitabilitas yang optimal. Dan dalam artikel kali ini, akan kami sampaikan beberapa tips untuk memperlancar operasi manajemen inventaris Anda.
- Gabungkan Beberapa Metode
Peramalan dan algoritmanya bisa sedikit sulit karena tidak ada metode tunggal yang dapat memberi Anda kemampuan untuk membuat keputusan yang akurat hanya berdasarkan satu sumber informasi. Inilah sebabnya mengapa mereka yang bertanggung jawab atas manajemen inventaris harus memanfaatkan berbagai sumber data perkiraan.
Ini dapat mencakup perkiraan Anda sendiri yang sangat bergantung pada data historis yang dikombinasikan dengan perkiraan yang disesuaikan oleh tim penjualan serta perkiraan yang dispekulasikan oleh pelanggan. Dengan ketiga sumber ini, Anda kemudian dapat menghitung perkiraan rata-rata, yang selanjutnya akan menghasilkan akurasi perkiraan yang jauh lebih baik dan tepat. - Melampaui Biaya Unit
Berurusan dengan manajemen inventaris pada akhirnya memungkinkan Anda menghadapi beberapa pemasok dan vendor yang buruk. Sementara pembeli selalu memprioritaskan pemasok murah, Anda dan pakar lain di bidangnya sudah tahu betul bahwa ini berarti pemasok akan menunda pengiriman.
Ini secara alami meningkatkan biaya unit Anda yang dapat dikaitkan melalui Cost of Quality (COQ), sebuah konsep yang berasal dari studi Manajemen Kualitas. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi biaya tersembunyi yang terkait dengan pembuatan dan penyampaian layanan.
Untuk memerangi pemasok yang melakukan pengiriman tertunda, beberapa manajer inventaris akan menyimpan inventaris tambahan selama penundaan. Namun, pendekatan terbaik adalah menggunakan COQ untuk mengeliminasi pemasok yang dapat mengganggu sistem manajemen inventaris.
Anda cukup mencatat dan mengumpulkan COQ dari semua pemasok setiap tahun dan kemudian mulai menghapus pemasok yang memiliki COQ tertinggi dari Daftar Vendor yang Disetujui, yaitu jika mereka gagal membuat atau mengikuti Rencana Tindakan Perbaikan. - Tangani Rangkaian Waktu yang Tidak Stabil
Analisis deret waktu sangat penting untuk manajemen inventaris yang memadai. Model deret waktu adalah model yang memungkinkan Anda meramalkan penjualan di masa mendatang berdasarkan kerangka waktu yang sama, seperti yang diamati di masa lalu. Dengan hanya mengevaluasi penjualan pada waktu yang sama tahun lalu, Anda dapat dengan mudah menentukan mana yang akan berhasil di musim tertentu.
Namun, deret waktu tidak selalu stabil. Dalam kasus seperti itu, yang terbaik adalah mengurangi bobot konstanta pemulusan periode terbaru. Ini akan membantu mengurangi kesalahan karena data dari periode terbaru mungkin tidak dapat diandalkan. - Perkiraan di Tingkat yang Tepat
Dalam hal manajemen inventaris standar, pendekatan tradisional menyarankan agar Anda memperkirakan pada tingkat kelompok produk, karena agregasi item membantu meningkatkan keakuratan perkiraan. Ini juga dikenal sebagai ‘Law of Larger Numbers’ atau Pengumpulan Risiko. Namun, konsep yang lebih modern mendukung berbagi informasi dan data POS, yang telah menjadi standar emas.
Oleh karena itu, katakanlah pelanggan Anda tidak membagikan ramalan permintaan dengan Anda. Pilihan terbaik Anda adalah menggunakan data historis untuk membuat perkiraan pada tingkat SKU. Di sisi lain, jika Anda mendapatkan data POS dari pelanggan, Anda dapat menggunakannya untuk membuat perkiraan di tingkat SKU atau toko. - Mengukur Kesalahan Prakiraan Segera
Perencanaan Penjualan dan Operasi adalah proses manajemen bisnis terintegrasi yang berpusat pada pencapaian fokus, penyelarasan, dan sinkronisasi dengan semua fungsi organisasi.
Mereka yang mengadopsi S&OP sangat menentang pengukuran kesalahan ramalan; Namun, cara yang paling tepat adalah mengukur kesalahan perkiraan yang disesuaikan dan bukan perkiraan dari model statistik. Pendekatan ini juga akan membantu Anda untuk menentukan apakah S&OP memang membantu meningkatkan akurasi atau tidak. - Cari Alasan Penyesuaian Prakiraan
Membiarkan tim penjualan membuat penyesuaian dengan informasi pasar yang memadai adalah pilihan yang buruk. Sebaliknya, Anda harus selalu meminta mereka untuk memberikan alasan penyesuaian prakiraan sehingga mereka dapat dimintai pertanggungjawaban, dan tingkat akurasi yang lebih tinggi ditanamkan dalam sistem.
Dalam hal akurasi, penyesuaian besar lebih disukai daripada penyesuaian kecil, dan penyesuaian ke bawah lebih disukai daripada penyesuaian ke atas. Namun, jika pola permintaan stabil, penyesuaian ramalan oleh tim penjualan harus dihindari. - Memperlancar Operasi Gudang
Mengurangi waktu siklus di dalam gudang secara strategis penting. Alih-alih menyimpan item di mana saja, Anda harus mempertimbangkan pendekatan di mana setiap item disimpan di tempat yang ditentukan. Untuk lebih menyempurnakan ini, lebih baik Anda menyimpan objek yang bergerak cepat di depan untuk memudahkan akses. Dengan mengikuti rekomendasi ini, Anda tidak hanya akan meningkatkan akurasi inventaris tetapi juga mengurangi waktu pengambilan pesanan.
Manajemen inventaris dapat berfungsi dengan baik jika tidak dibatasi untuk mengikuti teori tertentu, tetapi diterapkan melalui antarmuka yang menggabungkan berbagai praktik. Dengan demikian, Anda dapat memperoleh kontrol yang lebih baik atas berbagai aspek seperti pengontrol inventaris, pergudangan, penjualan, produksi, dan pengadaan, dan lain-lain. Inilah yang membuat manajemen inventaris begitu berbeda, menarik, dan unik.
Semoga artikel ini bermanfaat bagi anda, jika anda membutuhkan software terkait inventory, silahkan hubungi kami di https://wa.me/6281252982900. Kami siap membantu anda.