Prosedur Operasi Standar (SOP) adalah proses terdokumentasi yang dimiliki perusahaan untuk memastikan bahwa layanan dan produk diberikan secara konsisten setiap waktu. SOP sering digunakan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap peraturan atau praktik operasional dan untuk mendokumentasikan bagaimana tugas harus diselesaikan di organisasi Anda.
Seringkali ketika sebuah perusahaan sedang tumbuh dan baru mulai, CEO atau tim manajemen cenderung membuat semua keputusan internal. Ketika perusahaan mencapai ukuran tertentu, bentuk pengambilan keputusan ini dapat membatasi kapasitasnya untuk tumbuh lebih jauh karena CEO atau tim manajemen tidak dapat membuat semua keputusan dalam kerangka waktu yang tepat atau terlibat dalam setiap aspek bisnis. Dalam hal ini, SOP Anda biasanya akan mengambil alih dan bertindak sebagai kata yang mengatur Anda. SOP juga dapat menjadi cara yang efektif untuk mengkomunikasikan perubahan dalam cara bisnis Anda beroperasi kepada karyawan Anda.
Persyaratan untuk SOP dan formatnya akan berkisar dari industri ke industri. Persyaratan SOP juga dapat bergantung pada jenis aktivitas yang dilakukan organisasi Anda, atau peraturan apa yang diatur oleh bisnis Anda. Dalam penelitian klinis, persyaratan ini tepat.
Berikut adalah daftar lima kesalahan teratas yang kami temukan berkali-kali dalam prosedur operasi standar (atau SOP):
- Kantor pusat atau komite yang menulis dokumen. Biasanya prosedurnya ditulis dalam bahasa korporasi dengan kata-kata sulit dan kalimat panjang. Itu selalu tentang “orang” dan apa yang mereka bisa dan tidak bisa lakukan. Mereka membaca seperti dokumen hukum di mana fokusnya adalah melindungi perusahaan (dan mereka yang menulisnya) dan sedikit usaha yang dilakukan untuk membantu anggota staf memahami apa yang harus dilakukan dengan benar. Seringkali, prosedurnya tidak benar dan kantor pusat atau komite tidak tahu bagaimana memperbaikinya juga tidak punya waktu untuk peduli.
- Pengawas dan anggota staf lainnya yang menulis dokumen tersebut. Ini adalah pilihan yang lebih baik daripada kantor pusat atau komite karena mereka harus tahu apa yang mereka tulis. Namun karena satu situs sering melakukan proses dengan cara yang berbeda, Anda sering kali mendapatkan prosedur yang tidak relevan untuk situs lain. Ini menghasilkan prosedur operasi standar yang tidak selalu didasarkan pada praktik terbaik. Umumnya, SOP ini diabaikan karena prosedurnya tidak benar dan tidak konsisten untuk situs tertentu.
- Menyampaikan bagaimana tetapi melupakan mengapa. Banyak SOP yang menyampaikan ‘bagaimana’, tapi bukan ‘mengapa’. Ini berarti bahwa proses perusahaan berulang tanpa pernah orang mempertanyakan mengapa mereka perlu melakukan sesuatu. Seiring waktu, staf diajari proses yang memecahkan masalah yang sudah tidak ada lagi. Berdayakan staf Anda dengan menjelaskan mengapa mereka harus melakukan sesuatu, sehingga mereka tahu apakah proses itu mubazir ketika ada perubahan.
- Format yang membosankan dan banyak teks. Peneliti pendidikan telah menemukan bahwa 83% pembelajaran manusia terjadi secara visual. Kita semua tahu betapa mudahnya belajar dari gambar daripada halaman teks yang ditulis dengan buruk atau rumit. Namun, mungkin kurang dari 50% dari prosedur operasi standar yang harus saya telusuri menggunakan foto atau diagram apa pun.
- Gaya penulisan negatif dan tidak bersahabat – Manusia cenderung mengabaikan kata-kata negatif seperti “jangan atau tidak bisa”, daripada mendengar kata setelahnya. Jadi jika Anda mengatakan “Jangan lari”, banyak yang hanya akan mendengar kata lari. Daripada memberi tahu orang apa yang tidak Anda lakukan. Saya tidak ingin mereka melakukan, katakan apa yang Anda inginkan. Jadi, ucapkan “Jalan pelan-pelan”. Seringkali, prosedur operasi standar penuh dengan banyak bahasa negatif. Bahkan, saya mengerjakan salah satu yang sangat negatif sehingga memperlakukan pembaca seolah-olah sudah tidak patuh dan sedikit di sisi yang bodoh. Itu sangat tidak menyenangkan dan jika saya adalah pemula baru, saya akan membuat rencana untuk mencari pekerjaan baru.
Semoga artikel di atas membantu pembaca, apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut dan membutuhkan pembimbingan dalam pembuatan SOP, silahkan hubungi kami di https://wa.me/6281252982900. Kami siap membantu anda.
