Ketika karyawan menunjukkan inisiatif dan keterampilan pemecahan masalah mereka, mereka menunjukkan kemampuan untuk menangani keadaan yang kompleks atau tidak terduga di tempat kerja. Perusahaan mengandalkan individu dan tim yang dapat menilai masalah secara efektif dan mengusulkan solusi yang layak. Artikel ini bertujuan memberi Anda panduan untuk menggunakan keterampilan pemecahan masalah Anda untuk membuat Problem Statement. Dalam artikel ini, kami telah menyertakan petunjuk langkah demi langkah serta contoh komprehensif untuk referensi.
Apa Problem Statement?
Problem Statement adalah suatu masalah saat ini yang membutuhkan tindakan tepat waktu untuk memperbaiki situasi. Pernyataan ini sepenuhnya obyektif, hanya berfokus pada fakta masalah dan mengabaikan pendapat subjektif. Untuk mempermudah, Anda disarankan untuk menanyakan siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa membuat struktur untuk Problem Statement Anda. Ini juga akan membuat lebih mudah untuk membuat dan membaca, dan membuat masalah yang dihadapi lebih bisa dipahami dan karenanya bisa dipecahkan. Problem Statement, selain menjelaskan masalah yang mendesak, merupakan petunjuk untuk proposal solusi yang tepat waktu dan efektif.
Mengapa Problem Statement Penting?
Problem Statement adalah alat komunikasi. Problem Statement penting bagi bisnis, individu, dan entitas lain untuk mengembangkan proyek yang berfokus pada peningkatan. Problem Statement yang jelas dan ringkas biasanya digunakan oleh tim proyek untuk membantu mendefinisikan dan memahami masalah dan mengembangkan solusi yang mungkin. Pernyataan ini juga memberikan informasi penting yang sangat penting dalam pengambilan keputusan terkait dengan proyek atau proses ini.
Ingatlah bahwa Problem Statement tidak mencoba untuk mendefinisikan solusi, juga tidak menjelaskan metode untuk sampai pada solusi. Problem Statement adalah pernyataan yang memulai proses dengan mengenali masalah.
Bagaimana Menulis Problem Statement
Problem Statement adalah alat yang digunakan untuk mendapatkan dukungan dan persetujuan proyek dari manajemen dan pemangku kepentingan. Oleh karena itu, harus ditulis dengan akurat dan jelas. Ada beberapa elemen kunci yang perlu diingat saat menyusun Problem Statement yang dapat berdampak positif pada hasil proyek, antara lain yaitu;
1. Jelaskan Bagaimana Hal-Hal Seharusnya Bekerja
Untuk memulai, Anda ingin memberikan beberapa konteks yang akan memudahkan untuk memahami masalahnya. Mulailah dengan menjelaskan bagaimana proses khusus ini seharusnya bekerja. Gambarkan secara ringkas bagaimana proses akan berfungsi jika masalah saat ini tidak ada sebelum menyebutkan masalah, dengan tetap mengingat pengguna akhir. Misalnya, Anda memiliki gagasan tentang cara meningkatkan efisiensi dalam proses untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya yang terbaik. Anda dapat mulai dengan menjelaskan situasi teoretis di mana sistem lebih efisien dan mengerjakan proposal Anda dari sana, selalu ingat siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa Anda tetap pada jalurnya.
2. Jelaskan Masalah Dan Nyatakan Mengapa Itu Penting
Problem Statement harus membahas tidak hanya apa masalahnya, tetapi mengapa itu menjadi masalah dan mengapa penting untuk menyelesaikannya. Ini akan membungkus pertanyaan ‘W’ lainnya secara organik, dalam banyak kasus. Misalnya: Mengapa kita harus memperbaiki masalah ini? Karena itu memengaruhi efisiensi departemen X, Y, dan Z, membuang-buang sumber daya dan menaikkan harga bagi konsumen. Ini membahas apa masalahnya, siapa yang terpengaruh dan mengapa masalah itu harus diperbaiki. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk memasukkan upaya apa saja yang telah dilakukan untuk memecahkan masalah dan mengapa tidak berhasil. Jelaskan sesingkat mungkin, jelaskan semua yang Anda ketahui tentang masalah saat ini.
3. Jelaskan Biaya Keuangan Masalah Anda
Saat Anda menyatakan masalah kepada pembuat keputusan, Anda pasti ingin menjelaskan biaya jika tidak memperbaikinya. Melihat uang adalah bahasa yang digunakan pebisnis, paling mudah untuk membingkai masalah dan solusi yang diusulkan dalam kaitannya dengan biaya finansial. Misalnya, jika masalah secara aktif menghabiskan uang yang tidak perlu, mencegah perusahaan menghasilkan lebih banyak uang atau merusak citra publik perusahaan (secara tidak langsung menghabiskan uang) pastikan Anda menjelaskannya secara spesifik dan jelas dalam istilah yang mereka pahami. Cobalah untuk menentukan jumlah dolar yang tepat untuk biaya masalah.
4. Dukung Klaim Anda
Begitu Anda mengklaim bahwa masalahnya merugikan uang perusahaan, Anda harus siap untuk mendukung klaim Anda dengan bukti. Jika Anda mengabaikan langkah ini, Anda mungkin tidak akan dianggap serius. Lakukan riset, kutip sumber Anda, dan siapkan datanya.
5. Ajukan Solusi
Problem Statement harus menjelaskan solusi yang Anda usulkan untuk masalah tersebut. Pada titik ini, Anda tidak akan fokus untuk menemukan satu solusi, tetapi Anda harus memiliki pemahaman yang kuat tentang penyebab masalah dan bersiap untuk mengusulkan pendekatan praktis untuk memahami dan memperbaikinya. Nyatakan tujuan Anda dengan menyarankan rencana yang matang untuk mengatasi masalah.
6. Jelaskan Keuntungan Dari Solusi Yang Anda Usulkan
Sekarang, Anda telah menjelaskan skenario ideal di mana masalahnya tidak ada. Anda telah menunjukkan masalahnya, menjelaskan konsekuensi dari memilih untuk tidak memperbaikinya (menggunakan dolar dan data yang solid) dan mengusulkan beberapa pendekatan realistis untuk menemukan solusi. Sekarang adalah waktu yang tepat untuk menunjukkan mengapa solusi ini akan berhasil, sekali lagi berfokus pada efisiensi dan dampak finansial dari solusi Anda. Tangani biaya apa yang akan dikurangi oleh solusi, bagaimana solusi ini akan membebaskan aliran pendapatan dan manfaat tak berwujud apa, seperti peningkatan kepuasan klien, solusi Anda akan membawa. Ini semua harus sesuai dengan satu paragraf pendek.
7. Simpulkan Dengan Meringkas Masalah Dan Solusinya
Sekarang Anda akan melanjutkan ke kesimpulan Anda. Ini harus terdiri dari masalah, mengapa itu perlu diperbaiki dan argumen yang diringkas tentang mengapa solusi Anda adalah jawaban terbaik untuk masalah tersebut.
Semoga bermanfaat artikel di atas, info lain-lain silahkan klik video di https://bit.ly/Groeduinspirasibisnis dapatkan inspirasi bisnis lainnya di vidio-video tersebut.