Instruksi kerja adalah tentang transfer pengetahuan seperti halnya dokumentasi proses. Tentu saja, instruksi kerja yang jelas dan mudah dibaca selalu disukai, tetapi intinya di sini adalah bahwa instruksi kerja tersebut tidak berguna jika tidak digunakan secara konsisten oleh operator.
Dengan pemikiran ini, strategi berikut akan berfokus pada proses penerapan instruksi kerja yang efektif daripada teknik khusus tentang cara menulisnya. Ada banyak kasus instruksi kerja yang ditulis dengan baik yang gagal diikuti karena tidak benar-benar membantu target audiens.
Sebagai titik awal, sebaiknya gunakan metode DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) untuk memandu implementasi. DMAIC adalah pendekatan perbaikan berkelanjutan yang sering digunakan oleh produsen untuk meningkatkan, mengoptimalkan, dan mempertahankan perbaikan proses, dan dalam hal ini, dapat menjadi alat yang berharga untuk memaksimalkan keuntungan dari standardisasi. Untuk lebih membantu Anda memulai proses menulis instruksi kerja yang komprehensif, dalam artikel kali ini kami telah menuliskan beberapa tip yang bisa Anda coba.
LANGKAH 1 – TENTUKAN PROSES PEKERJAAN
Langkah ini memiliki dua fase penting yang setelah selesai, akan memberi Anda templat instruksi kerja untuk digunakan di masa mendatang.
Tahap 1: Memahami Proses Pekerjaan
Sebagai penulis instruksi kerja, Anda perlu memahami proses yang ditugaskan kepada Anda untuk mendokumentasikan untuk menentukan metode terbaik untuk melaksanakan pekerjaan. Untuk memahami prosesnya, Penulis akan sering melakukan salah satu atau kedua hal berikut:
- Menghabiskan banyak waktu di lantai produksi, tempat pekerjaan sebenarnya berlangsung. Operator akan memberi Anda informasi praktis dan bermanfaat yang akan menjadikan instruksi kerja Anda sebagai referensi yang akurat dan berharga.
- Berkolaborasi erat dengan orang-orang yang bekerja secara langsung dalam atau dengan proses. Tingkat kolaborasi akan bervariasi tergantung pada situasinya tetapi dapat mencakup keterlibatan pasif personel lantai pabrik dalam menyetujui atau meninjau instruksi kerja, atau keterlibatan aktif sebagai anggota tim proyek yang sebenarnya.
Tahap 2: Memahami Audiens Instruksi Kerja
- Audiens utama Anda adalah operator yang akan membaca dan menjalankan instruksi kerja. Dengan pemikiran ini, instruksi kerja harus jelas dan ringkas dengan sedikit ruang untuk interpretasi.
- Audiens sekunder Anda adalah tim kualitas / teknik yang akan tertarik dengan data yang akan dikumpulkan selama pelaksanaan pekerjaan, serta memastikan instruksi kerja secara akurat menggambarkan proses seperti yang dirancang.
Tim kualitas / teknik perlu memastikan bahwa prosesnya dirancang dengan benar. Akhirnya, mereka akan menggunakan informasi itu untuk membuat keputusan tentang meningkatkan proses.
LANGKAH 2 – TENTUKAN APA YANG INGIN ANDA UKUR?
Dalam kebanyakan kasus penggunaan, data berharga sedang dikumpulkan atau harus dikumpulkan untuk sejumlah alasan. Menentukan persyaratan pengumpulan data spesifik yang terkait dengan produk, proses, fasilitas, dan permintaan pelanggan Anda adalah langkah penting dalam proses tersebut.
Namun, hal ini dapat menghadirkan tantangan perencanaan saat menerapkan instruksi kerja cerdas. Sebagai panduan, beberapa area paling umum yang membutuhkan pengumpulan data yang lebih baik dan lebih andal adalah:
- Kontrol Kualitas (QC). Dua aspek kunci untuk data QC adalah pengukuran itu sendiri dan frekuensi pengukurannya.
- Produktifitas. Pemantauan produktivitas harus mulus dan fleksibel dari sudut pandang pelaporan. Tentukan Indikator Kinerja Utama untuk operasi Anda dan buat dasbor khusus Anda.
- Ketertelusuran / Akuntabilitas. Visibilitas kepada Siapa, Apa, Kapan dan Di mana dapat menjadi hal yang penting untuk akuntabilitas dan analisis akar penyebab. Rencanakan di mana Anda akan membutuhkan persetujuan, konfirmasi, dan titik referensi lain yang dapat dilacak.
LANGKAH 3 – ANALISIS EFEKTIVITAS BUKU PANDUAN ANDA
Kolaborasi sekali lagi adalah kunci dalam langkah Analisis. Bicaralah dengan operator yang akan menggunakan instruksi kerja untuk memastikannya efektif dan intuitif, buat perubahan sesuai dengan masukan mereka. Bicaralah dengan tim teknik dan kualitas Anda untuk memverifikasi bahwa mereka akan mendapatkan data yang mereka butuhkan dalam format yang mereka butuhkan.
Ini akan menjadi kesempatan terakhir Anda untuk memvalidasi peluncuran instruksi kerja yang direncanakan dengan 2 pemangku kepentingan internal utama sebelum pembuatan dan penerapan dokumentasi yang sebenarnya.
LANGKAH 4 – TINGKATKAN PROSES DOKUMENTASI ANDA
Anda sekarang dapat mulai mengembangkan instruksi kerja. Sangat penting untuk bekerja dengan kedua grup – Operator dan tim Kualitas / Teknik untuk membangun instruksi kerja yang lebih baik, lebih efektif dan intuitif.
LANGKAH 5 – Kontrol / Pertahankan Dokumentasi Baru
Siklus Kontrol adalah tempat Anda mempertahankan perubahan. Ini adalah fase di mana Anda melihat apakah proses terdokumentasi Anda benar-benar berfungsi dan jika orang menjalankan instruksi seperti yang disajikan.
- Ulangi 4 siklus pertama (Tentukan – Ukur – Analisis – Tingkatkan) sebanyak yang diperlukan hingga proses Anda stabil. Pastikan orang yang tepat melihat informasi yang tepat pada waktu yang tepat.
- Tegakkan kepatuhan di lantai pabrik, pastikan tim operator menggunakan instruksi kerja setiap saat selama proses.
- Buat loop umpan balik untuk menerapkan perubahan dan pembaruan.
Instruksi kerja adalah komponen penting dalam bisnis apa pun. Proses bisnis yang terdokumentasi meningkatkan kinerja seluruh operasi, dan ini terutama berlaku di bidang manufaktur di mana lebih banyak variabel dan risiko yang lebih tinggi hidup berdampingan. Apa Anda membutuhkan informasi lebih atau jasa pelatihan bagaimana untuk membuat instruksi kerja yang begitu komprehesif. SERTA PEMBUATAN SOP yang terintegrasi dengan INTRUKSI KERJA Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp https://0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.
